Petição n° 26/2025 - Pedido de cópia de registro de frequência do Servidor Aldo César de Oliveira Santos

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Senhor Estóecio,

Em atenção à Petição nº 26/2025, na qual Vossa Senhoria requer o fornecimento de cópia do registro de frequência do servidor Aldo Cezar de Oliveira Santos, ocupante do cargo efetivo de Técnico Legislativo desta Casa, referente ao período de janeiro de 2021 a dezembro de 2023, cumpre apresentar os seguintes esclarecimentos, em estrita observância aos princípios constitucionais da publicidade, da transparência e da eficiência (art. 37, caput, da Constituição Federal), bem como às disposições da Lei nº 12.527/2011 (Lei de Acesso à Informação).
Registra-se, preliminarmente, que a documentação solicitada abrange exercícios administrativos inteiramente anteriores à atual gestão da Presidência desta Câmara Municipal, cuja administração teve início em 1º de janeiro de 2025.
Como é de conhecimento público, o Poder Legislativo Municipal, diferentemente do Poder Executivo, não dispõe de procedimento formal, padronizado e obrigatório de transição governamental que assegure a transferência integral, organizada e catalogada dos acervos físicos e funcionais das gestões precedentes.
Essa ausência de protocolo institucionalizado impacta, de maneira direta, a completude e a acessibilidade imediata de documentos produzidos em anos anteriores, sobretudo quando não submetidos a digitalização, indexação ou arquivamento sistemático.
Diante desse cenário, cumpre informar que, após verificação nos setores administrativos responsáveis pela guarda de documentos funcionais, não foram localizados, até o presente momento, os registros de frequência referentes aos anos de 2021, 2022 e 2023 do servidor mencionado.
Tal constatação decorre exclusivamente da não identificação dos referidos arquivos no acervo atualmente disponível, não havendo qualquer conduta atentatória aos direitos assegurados pela Lei de Acesso à Informação ou ato administrativo que implique negativa injustificada de acesso a informações de caráter público.
Ressalta-se que a ausência de localização imediata dos documentos não constitui, em hipótese alguma, recusa ou omissão deliberada por parte desta gestão.
Ao contrário, trata-se de limitação material decorrente do estado em que os arquivos funcionais foram recebidos, muitos deles em formatação exclusivamente física, desorganizados, sem catalogação e sem registro digital correspondente, circunstâncias herdadas de gestões precedentes e que, historicamente, dificultam a plena reconstrução documental de períodos anteriores.
Essa realidade, embora não ideal, tem sido enfrentada de maneira responsável e diligente por esta Presidência, a qual vem promovendo ampla reestruturação administrativa e profunda modernização do acervo institucional.
Com efeito, encontra-se em andamento processo sistemático de organização, digitalização, catalogação e saneamento dos arquivos físicos remanescentes, com vistas a consolidar um banco de informações público, acessível e permanentemente atualizado.
Esse trabalho técnico-administrativo, de grande volume e complexidade, é indispensável para assegurar a integridade documental, reduzir riscos de perda de informações e garantir, de forma duradoura, a efetividade dos direitos previstos na Lei nº 12.527/2011.
À medida que os documentos funcionais forem sendo identificados, recuperados e incorporados ao acervo digital, serão gradualmente disponibilizados para consulta, atendendo-se às solicitações de informação de forma progressiva, transparente e segura.
Assim, caso os registros de frequência relativos ao período de 2021 a 2023 venham a ser encontrados durante o processo de reorganização e digitalização do acervo funcional, tais documentos serão prontamente fornecidos a Vossa Senhoria, sem necessidade de novo requerimento, em estrita conformidade com a legislação pertinente e dentro do prazo legal aplicável.
Este compromisso reafirma a postura institucional de plena cooperação e boa-fé, afastando qualquer interpretação equivocada de resistência ao cumprimento dos deveres de transparência ativa e passiva.
Por fim, esta Presidência reitera que a limitação atualmente verificada decorre exclusivamente da indisponibilidade material dos documentos, e não de negativa de acesso, ocultação de informação ou qualquer forma de descumprimento dos preceitos legais.
Reafirmamos, assim, nosso compromisso institucional com a transparência, com a legalidade e com a adequada instrução e preservação do patrimônio documental desta Câmara Municipal, colocando-nos à disposição para quaisquer esclarecimentos complementares que Vossa Senhoria entender necessários.
Renovamos votos de estima e consideração.

Bruna Luana Alves Monteiro
OAB/PB 31.302
Assessora Jurídica


João Lopes de Sousa Neto
OAB/PB 11.996
Assessor Jurídico